Verimli Toplantının Özellikleri
Toplantıda verimliliği arttıran hususları iş adamı Sabri Ülker'in uygulamalarından öğrenmek ister misiniz? Dr. Mustafa Özel, işadamı Sabri Ülker’in nasıl verimli toplantılar yaptığını anlatıyor.
Dr. Mustafa Özel, işadamı Sabri Ülker’i anlatıyor:
“Toplanmayı bilmeyen, büyük şirket yönetemez! Şirketleri, konuşma alışkanlıklarına göre üç gruba ayırmamızın doğru olacağını düşünüyorum: Ketum, geveze ve ârif şirketler.
“Ketum” yani ağzı sıkı şirketlerde sadece patron konuşur. Patrondan başka herkes susar ve sadece onaylar.
“Geveze” şirketler, Salı Pazarı gibidir; her kafadan bir ses çıkar. Organizasyon, yön bilincini ve kumanda birliğini kaybeder.
“Ârif” şirketler ise ârif insanlar gibidir: Nerede, ne zaman, nasıl konuşacaklarını bilirler.
Otuz yıllık çalışma hayatımda şahit olduğum en verimli toplantılar, başkanlığını Sabri Ülker beyin yaptığı toplantılardı. Türkiye’nin önemli ambalaj şirketlerinden biri olan Polinas’ta 5 yıl kadar yönetim kurulu üyeliği yaptım. Yılda bir veya iki defa İstanbul’da toplanılsa da, genelde her ay Manisa’ya gidilir ve toplantı, şirketin genel merkezinde yapılırdı. Her şeyden evvel, toplantının tarihi bir ay öncesinden belli olurdu. Şirket müdürü, bir hafta önce bütün katılımcılara toplantı gündemini ve gündemdeki konularla ilgili diğer bilgileri gönderirdi. Herkes, toplantıda neyin tartışılacağını ve muhtemelen ne gibi kararların alınabileceğini aşağı yukarı bilir ve (varsa) itirazlarını hazırlardı.
TOPLANTILARIN VERİMİNİ ARTTIRAN ÖNEMLİ HUSUSLAR
Toplantıların verimini arttıran diğer önemli hususlar şunlardı:
1- Toplantı mutlaka zamanında başlardı. Hemen hemen herkes on-on beş dakika önceden gelmiş olurdu. Yaklaşık on beş dakikalık “memleket meseleleri” üzerine sohbetten sonra, sadede gelinir ve gündemin birinci maddesine geçilirdi.
2- Gündeme mutlaka sâdık kalınırdı. Başka çok önemli bir mesele ortaya atılacak olursa, üzerinde çalışılması ve gelecek toplantının gündemine alınması tavsiye edilirdi.
3- Müzakere sırasında konu dışına çıkılmaz ve asla ikili konuşulmazdı.
4- Kimse birbirinin sözünü kesmezdi. Yaş veya makam bakımından daha aşağıda olanların fikirleri sonuna kadar dinlenir, “ben bilirimciliğe” prim verilmezdi. Herkesin, her şeyi daha iyi bilebileceği varsayılırdı. Kimsenin sözü ağzında kalmazdı.
5- Başkan dâhil, hiç kimse gelişigüzel toplantıyı terk edip dışarı çıkmaz, içecek servisi dışında kapı açılıp kapanmazdı. İstisnalar dışında, telefon konuşması için toplantı terk edilmez; odanın içinde ise asla telefon görüşmesi yapılmazdı.
6- Şirket performansı gözden geçirilirken, yönetim tenkit edilir, fakat yapıcı olmaya çalışılırdı. Ne meselelerin üstü örtülür, ne de pire için yorgan yakılırdı. Yönetime verilen talimatlar kısa ve net olur, hiçbir belirsizliğe meydan verilmezdi.
7- Başta başkan olmak üzere, bütün katılımcılar muhataplarını dinlemesini bilirlerdi. Hatta çoğunlukla şirket yöneticilerini konuşturup, gerçek gidişatı anlamaya çalışırlardı. İki toplantı arasında da yönetimin verdiği bilgilerin tetkiki için, gerekiyorsa şirkette özel araştırma yaptırılırdı.
8- Şirket politikaları ve atılacak adımlar üzerinde net anlaşma sağlanırdı. Ortaklardan birinin kafasına yatmayan bir husus olduğu zaman, karar verilmiş gibi olsa bile, tekrar ele alınır ve mutlaka gönüllü bir konsensüse (fikir birliğine) ulaşılırdı. Kararlarda belirsiz bir noktanın kalmamasına azami gayret gösterilirdi.
9- Toplantı üç saat içinde bitirilirdi. Şirket yöneticileriyle baş başa konuşmak isteyenler, toplantıdan sonra görüşürlerdi.
10- Bir sonraki toplantının tarihi ve gündem maddelerinden bazıları tespit edilirdi.
Özetlersek, Sabri Ülker kararlı, odaklanmış, dürüstlüğü bir ideal haline getirmiş, hayırsever, mâneviyatı güçlü, işleri iyi planlayan, ortak ve yöneticileriyle verimli toplantılar yaparak süreci ve dolayısıyla işin hem sorumluluğunu hem de başarısını onlarla paylaşan bir iş adamıydı.”[1]
[1] Salih Tuğ-Mustafa Özel, “Sabri Ülker”, 40 Vakıf İnsan içinde, s. 219-220.
Kaynak: Adem Ergül, 365 Lider Davranış, Erkam Yayınları