VERİMLİ TOPLANTININ ÖZELLİKLERİ

0

Toplantıda verimliliği arttıran hususları iş adamı Sabri Ülker’in uygulamalarından öğrenmek ister misiniz? Dr. Mustafa Özel, işadamı Sabri Ülker’in nasıl verimli toplantılar yaptığını anlatıyor.

Dr. Mustafa Özel, işadamı Sabri Ülker’i anlatıyor:

“Toplanmayı bilmeyen, büyük şirket yönetemez! Şirketleri, konuşma alışkanlıklarına gö­re üç gruba ayırmamızın doğru olacağını düşünüyorum: Ketum, geveze ve ârif şirketler.

“Ketum” yani ağzı sıkı şirketlerde sadece patron konuşur. Patrondan başka herkes susar ve sadece onaylar.

“Geveze” şirketler, Salı Pazarı gibidir; her kafadan bir ses çıkar. Organi­zasyon, yön bilincini ve kumanda birliğini kaybeder.

“Ârif” şirketler ise ârif insanlar gibidir: Nerede, ne za­man, nasıl konuşacaklarını bilirler.

Otuz yıllık çalışma hayatımda şahit olduğum en verimli toplantılar, başkanlığını Sabri Ülker beyin yaptığı toplantılardı. Türkiye’nin önemli ambalaj şirketlerinden biri olan Polinas’ta 5 yıl kadar yönetim kurulu üyeliği yaptım. Yılda bir veya iki defa İstanbul’da toplanılsa da, genelde her ay Manisa’ya gidilir ve toplantı, şir­ketin genel merkezinde yapılırdı. Her şeyden evvel, toplantının tarihi bir ay öncesinden belli olurdu. Şirket mü­dürü, bir hafta önce bütün katılımcılara toplantı gündemini ve gündemdeki ko­nularla ilgili diğer bilgileri gönderirdi. Herkes, toplantıda neyin tartışılacağını ve muhtemelen ne gibi kararların alı­nabileceğini aşağı yukarı bilir ve (var­sa) itirazlarını hazırlardı.

TOPLANTILARIN VERİMİNİ ARTTIRAN ÖNEMLİ HUSUSLAR

Toplantıların verimini arttıran diğer önemli hususlar şunlardı:

1- Toplantı mutlaka zamanında başlar­dı. Hemen hemen herkes on-on beş da­kika önceden gelmiş olurdu. Yakla­şık on beş dakikalık “memleket mesele­leri” üzerine sohbetten sonra, sade­de gelinir ve gündemin birinci mad­desine geçilirdi.

2- Gündeme mutlaka sâdık kalınırdı. Başka çok önemli bir mesele ortaya atılacak olursa, üzerinde çalışılması ve gelecek toplantının gündemine alınması tavsiye edilirdi.

3- Müzakere sırasında konu dışına çı­kılmaz ve asla ikili konuşulmazdı.

4- Kimse birbirinin sözünü kesmezdi. Yaş veya makam bakımından daha aşağıda olanların fikirleri sonuna kadar dinlenir, “ben bilirimciliğe” prim verilmezdi. Herkesin, her şeyi daha iyi bilebileceği varsayılırdı. Kimsenin sözü ağzında kalmazdı.

5- Başkan dâhil, hiç kimse gelişigüzel toplantıyı terk edip dışarı çıkmaz, içecek servisi dışında kapı açılıp ka­panmazdı. İstisnalar dışında, telefon konuşması için toplantı terk edil­mez; odanın içinde ise asla telefon görüşmesi yapılmazdı.

6- Şirket performansı gözden geçirilir­ken, yönetim tenkit edilir, fakat yapıcı olmaya çalışılırdı. Ne meselelerin üstü örtülür, ne de pire için yorgan yakılırdı. Yönetime verilen talimatlar kısa ve net olur, hiçbir belirsizliğe meydan verilmezdi.

7- Başta başkan olmak üzere, bütün katılımcılar muhataplarını dinleme­sini bilirlerdi. Hatta çoğunlukla şir­ket yöneticilerini konuşturup, gerçek gidişatı anlamaya çalışırlardı. İki toplantı arasında da yönetimin ver­diği bilgilerin tetkiki için, gerekiyorsa şirkette özel araştırma yaptırılırdı.

8- Şirket politikaları ve atılacak adımlar üzerinde net anlaşma sağlanırdı. Ortaklardan birinin kafasına yatma­yan bir husus olduğu zaman, karar verilmiş gibi olsa bile, tekrar ele alı­nır ve mutlaka gönüllü bir konsen­süse (fikir birliğine) ulaşılırdı. Karar­larda belirsiz bir noktanın kalma­masına azami gayret gösterilirdi.

9- Toplantı üç saat içinde bitirilirdi. Şir­ket yöneticileriyle baş başa konuş­mak isteyenler, toplantıdan sonra görüşürlerdi.

10- Bir sonraki toplantının tarihi ve gündem maddelerinden bazıları tespit edilirdi.

Özetlersek, Sabri Ülker kararlı, odak­lanmış, dürüstlüğü bir ideal haline ge­tirmiş, hayırsever, mâneviyatı güçlü, işleri iyi planlayan, ortak ve yöneticile­riyle verimli toplantılar yaparak süreci ve dolayısıyla işin hem sorumluluğunu hem de başarısını onlarla paylaşan bir iş adamıydı.”[1]

[1] Salih Tuğ-Mustafa Özel, “Sabri Ülker”, 40 Vakıf İnsan içinde, s. 219-220.

Kaynak: Adem Ergül, 365 Lider Davranış, Erkam Yayınları

Paylaş.

Yorumlar

Önceki yazıyı okuyun:
ALZAYMIRLI HASTA VE YAKINLARININ YÜZLERİNİ GÜLDÜRÜYOR

Türkiye Alzheimer Derneği, Alzheimer Gündüz Yaşam Merkezi'nde, özel yaşam alanlarında hastalarla yakından ilgilenilirken, psikolojik destek verilen ve omzundaki yükü alınan...

Kapat